Het DUTO-proces ter beschikking stellen hangt samen met andere DUTO-processen. Het volgt na registratie. Informatie moet geregistreerd zijn om beschikbaar gesteld te kunnen worden. Ook kan het nodig zijn om voorafgaand aan het ter beschikking stellen informatie eerst te migreren. Bijvoorbeeld naar een publicatieplatform van een organisatie, zoals een website. Het proces bewaren is nodig om informatie door de tijd heen beschikbaar te houden. De mogelijkheid om informatie ter beschikking te stellen bestaat totdat die informatie vernietigd is.
Het proces van het ter beschikking stellen van informatie moet goed zijn ingericht. Dit borgt dat gebruikers informatie in kunnen zien als zij daartoe gerechtigd zijn. Een medewerker die een zaak behandelt, moet het bijbehorende dossier kunnen inzien. Het kan zijn dat informatie ook gedeeld wordt met andere overheidsorganisaties vanwege ketensamenwerking. En misschien mag de aanvrager van een vergunning gedurende het proces bepaalde informatie inzien. Ook interne toezichthouders moeten toegang krijgen om hun toezicht te kunnen uitoefenen. Daarnaast is er informatie die openbaar gemaakt wordt omdat de Woo of de Archiefwet dat vereisen.
Ter beschikking stellen van informatie dient in alle redelijkheid te gebeuren. En op een manier die aansluit op de verwachtingen die gebruikers hebben. Wanneer organisaties informatie op verzoek beschikbaar stellen, confronteren ze gebruikers daarbij niet met onnodige barrières. Zoals (hoge) kosten of lange doorlooptijden. Door een proactieve benadering en het wegnemen van obstakels bij het ter beschikking stellen van informatie, kunnen organisaties voldoen aan wet- en regelgeving. Denk aan het binnen de gestelde termijnen beantwoorden van Woo- of informatieverzoeken. Of aan hergebruik van informatie volgens de Wet hergebruik overheidsinformatie. Dit kan ook bijdragen aan de effectieve en efficiënte uitvoering van taken. Het (proactief) beschikbaar maken van informatie draagt daarnaast bij aan een transparante overheid.
Overheidsinformatie kun je in verschillende vormen voor verschillende doelen beschikbaar stellen. Het doel waarvoor je de overheidsinformatie beschikbaar stelt, bepaalt mede de gekozen vorm. Zo kun je informatie in de vorm van linked open data beschikbaar stellen, als het doel is om informatie uit verschillende collecties aan elkaar te kunnen relateren. En informatie die voor machines bedoeld is, stel je op een andere manier beschikbaar dan informatie voor mensen.
De inrichting van het DUTO-proces ter beschikking stellen en de samenhang van dit proces met andere DUTO-processen geven we weer in onderstaande plaat.
Deze afbeelding is een visualisatie van de onderlinge relaties tussen de verschillende DUTO-processen en het DUTO-proces ter beschikking stellen.
- De rechterkant van de plaat toont dat één of meer applicaties voldoen aan de DUTO-modeleisen. Deze applicatie(s) hebben toegang tot overheidsinformatie om deze ter beschikking te kunnen stellen. Deze informatie bestaat uit informatieobjecten en de daaraan verbonden metagegevens.
- Binnen de applicatie zijn functies (metagegevensbeheer, toegangsbeheer, maskering, publicatie, representatie, conversie, zoeken en validatie) ingericht ter ondersteuning van het DUTO-proces migreren van overheidsinformatie. De invulling van de functies staat in het generieke deel.
- Om duurzaam toegankelijk ter beschikking te stellen voldoet de organisatie aan generieke randvoorwaarden en de specifieke randvoorwaarden “Er is een in/extern informatieplatform”, “Er is beleid t.a.v. het gebruik van Persistent Identifiers (PIDS)”, “Er is beleid ten aanzien van kwaliteit van de informatie”, “Er is beleid ten aanzien van toegangsbeperkingen” en “er is inzicht in de gebruikersbehoefte van de doelgroep”.
- Het DUTO-proces ter beschikking stellen houdt verband met de DUTO-processen bewaren en registreren. In module 3 werkt de plaat ‘DUTO-processen in hun onderlinge samenhang’ deze relaties verder uit.
- De trigger voor het DUTO-proces ter beschikking stellen is een bepaald belang om ter beschikking te stellen of een bepaalde behoefte.
Voor de architectuurplaten is een legenda gemaakt. De platen zijn ook in .xml-formaat of als .png te downloaden.