Over de Taskforce

Wat is de Taskforce Archieven?

De Taskforce Digitale Toegankelijkheid Archieven - afgekort Taskforce Archieven - is in september 2004 opgericht voor een periode van vier jaar. Kerntaak van de Taskforce Archieven is het ontwikkelen van een zelfregulerend en dynamisch kwaliteitssysteem voor digitale toegankelijkheid in de archiefsector. Het Nationaal Archief trekt de Taskforce, in nauwe samenwerking met Stichting Erfgoed Nederland (hierin is de koepelorganisatie voor de Documentaire Informatievoorziening en het Archiefwezen, DIVA, opgegaan), de stichting Digitaal Erfgoed Nederland (DEN), het Interprovinciaal Overleg (IPO) en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG).

De Taskforce richt zich op het vergroten van het publieksbereik van archieven en hun collecties langs digitale weg. Dit doet de Taskforce door het benoemen van professionele standaarden voor de digitale kwaliteit van online dienstverlening, het daartoe ontwikkelen van instrumenten, en het uitwisselen van kennis en ervaringen binnen de archiefsector. Daarvoor is een robuuste kennisomgeving binnen de archiefsector belangrijk, die archiefinstellingen in staat stelt om opgedane kennis en ervaringen onder collega's te delen en van elkaar te leren.

Overzicht organisatie

De organisatie bestaat uit een Stuurgroep, Kernteam en diverse projectgroepen.
De personele samenstelling is:
Stuurgroep

• dhr. W.T. (Wim) de Boer, namens Erfgoed Nederland (tot 1 januari 2007 voorzitter DIVA)
• dr. M.W. (Maarten) van Boven, directeur Nationaal Archief, tevens voorzitter Stuurgroep
• mr.C.J.D. (Cees) Waal, waarnemend burgemeester van Delfzijl, namens VNG
• mw. A.H. (Anneke) Raven, gedeputeerde provincie Utrecht, namens IPO
• mr. M.O. (Ma Oeh) Pe MPM MDR, projectleider Taskforce (secretaris Stuurgroep)

Kernteam

• drs. I.M.M.G. (Irene) Gerrits, Nationaal Archief
• drs. M.R. (Richard) Hermans, directeur Erfgoed Nederland
• mr. M.O. (Ma Oeh) Pe MPM MDR, projectleider Taskforce
• drs. M. (Marco) de Niet, directeur DEN

Over de (samenstelling van de) diverse projectgroepen kunt u meer lezen onder het deel van de website Werk-in-Uitvoering.

Wat zijn de doelen?

De Taskforce heeft de volgende doelen:

• Het formuleren van een strategische toekomstvisie op de rol van ICT in het vergroten van het publieksbereik, en de verdere verbetering van de digitale dienstverlening in de archiefsector.
• Het ontwikkelen van een dynamisch en zelfregulerend kwaliteitssysteem ten aanzien van digitale toegankelijkheid voor de archiefsector.
• Het stimuleren van de implementatie van dit kwaliteitssysteem binnen de archiefsector.

Toelichting

Het kwaliteitssysteem formuleert de kwaliteitseisen op het gebied van digitale toegankelijkheid binnen de archiefsector. Met het kwaliteitssysteem zullen archiefinstellingen en hun financiers ondersteund worden in het maken van kwalitatief verantwoorde keuzes op het gebied van de (verdere) inrichting van hun digitale dienstverlening. Bij deze keuzes gaat het om het bereiken van maximaal maatschappelijk effect (publieksbereik, tevredenheid publiek), duurzaamheid en continuïteit.

Deze website ontwerpt de kennisomgeving waarin het mogelijk is om:

kennis te verankeren, van elkaar te leren en met elkaar te blijven innoveren.

De ICT kennisbank verankert de kennis, en faciliteert het leren van elkaar, waardoor samenwerking tussen archiefinstellingen en andere culturele partner en verdere innovatie gestimuleerd wordt.

Kwaliteit is geen statisch begrip. Het kwaliteitssysteem zal dus ook actueel gehouden moeten worden. De Taskforce Archieven zal dan ook mede een voorstel ontwikkelen voor de structuur waarbinnen dit na 2008 het beste kan gebeuren en de rollen en verantwoordelijkheden van partijen daarbinnen.

Waarom dit initiatief?

Zoveel mogelijk mensen laten profiteren van het nationale historische en culturele vermogen dat onder meer besloten ligt in archieven, musea, bibliotheken en binnen de sectoren archeologie en monumenten. Dát is de algemene maatschappelijke ambitie waar de archiefsector een bijdrage aan wil leveren. Technologische ontwikkelingen maken dit mogelijk: door digitale toegankelijkheid kan een veel groter publiek bereikt worden, en het publiek krijgt zo gemakkelijker toegang tot een veel bredere collectie.

Dit gaat niet vanzelf. Internet biedt grote kansen, maar roept ook allerlei nieuwe vragen op, zoals: wat zijn goede standaarden? Hoe krijg je zicht op de wensen en het informatiezoekgedrag van de digitale doelgroepen, en hoe kun je het digitale aanbod daarop toesnijden? Welke juridische spelregels gelden er voor het digitaal publiceren van informatie?

Het benutten van de kansen van internet vereist verdere, gezamenlijke, inspanningen op het gebied van verbetering van de dienstverlening langs digitale weg. Binnen de archiefsector wordt op digitaal gebied al veel gedaan. De uitdaging is nu om van de fase van ‘pionieren en goede initiatieven’ naar die van ‘bundelen en verankeren’ te gaan.

Het initiatief tot oprichting van de Taskforce past in het beleid van de verschillende overheden. Zo heeft de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap in haar laatste beleidsbrief Cultuur 2004-2007 Meer dan de som de lijn geformuleerd dat de afzonderlijke investeringen in de digitalisering van erfgoed gezamenlijk beter zouden moeten gaan bijdragen tot één, voor de burger gemakkelijk toegankelijke, Digitale Collectie Nederland.

Afbeelding uit de collectie van het Nationaal Archief: Eisen van de Japanse keizer: Perzische hengsten. 1765. Inv.nr. 610

Wie hebben baat bij het kwaliteitssysteem?

Publieksgroepen, archiefinstellingen en de financiers van digitale projecten van archiefinstellingen. Het kwaliteitssysteem maakt het de archiefsector mogelijk om de kwaliteit van hun digitale dienstverlening te bepalen, te beheersen en steeds verder te verbeteren.

Wat ligt er na 2008?

• Een toekomstvisie van de archiefsector op de rol van ICT in het vergroten van het publieksbereik in de archiefsector;
• Een ICT-kennisbank, specifiek bedoeld voor de professionals in de archiefsector, met informatie over standaarden, instrumenten en praktijkprojecten;
• Een start met een proces en (digitale) omgeving binnen de archiefsector, waarin kennis en ervaringen over online dienstverlening gedeeld worden;
• Ontwikkelde instrumenten voor de praktijk (bijvoorbeeld wegwijzers) en strategische onderzoeken, die belangrijke vraagstukken en thema’s behandelen waaraan archiefinstellingen behoefte hebben bij hun online dienstverlening;
• Afspraken over de rollen, taken en verantwoordelijkheden over het levend houden van het kwaliteitssysteem na 2008, en de overdracht van het systeem aan de partij(en) die het systeem daarna structureel gaat of gaan beheren.