Online overzicht archiefsoftware
De problematiek laat zich kort als volgt beschrijven.
De markt voor software welke de werkprocessen van archiefinstellingen (acquireren en selecteren, ontsluiten, beheren en beschikbaar stellen) ondersteunt, is weliswaar klein, maar uitermate ondoorzichtig.
Enerzijds ontbreekt het de instellingen aan een overzicht van welke softwarepakketten beschikbaar zijn voor de ondersteuning van hun werkprocessen. Anderzijds ontbreekt inzicht in de verschillende leveringsvoorwaarden, omdat de leveranciers niet alleen onderling afwijkende leveringsvoorwaarden hanteren, maar vaak ook per instelling afwijkende voorwaarden hanteren. Daardoor hebben archiefinstellingen het gevoel “overgeleverd te zijn aan de markt” en voelen zij zich niet in staat om een goede en afgewogen keuze te kunnen maken. Op sectoraal niveau speelt nog mee dat instellingen hun applicatiebeheer nog nauwelijks op elkaar afstemmen. Hier en daar ontstaan nu de eerste voorzichtige regionale samenwerkingsvormen. De onbekendheid met elkaars applicaties speelt daarbij ook een rol.
In de ICT-monitor die IOO in opdracht van DIVA in 2005 uitvoerde en waaraan 155 instellingen deelnamen, is ook gevraagd naar de behoefte aan een dergelijk overzicht. Hieronder volgt de betreffende passage uit het rapport:
"Aan de archiefinstellingen is gevraagd in hoeverre zij het gevoel hebben over voldoende kennis en inzicht te beschikken om een weloverwogen keuze te maken bij de aanschaf van een softwarepakket. Hierbij gaat het erom dat de archiefinstelling in voldoende mate weet wat er op het betreffende gebied te koop is qua software en dat de archiefinstelling in voldoende mate de consequenties overziet van de aanschaf van een bepaald softwarepakket.
Eenderde van alle archiefinstellingen geeft aan over voldoende kennis en inzicht te beschikken voor de aanschaf van een softwarepakket. Ruim 50% geeft aan over onvoldoende kennis en inzicht te beschikken en 13% antwoord weet niet of geeft geen antwoord.
Van de totale groep archiefinstellingen geeft 29% aan onvoldoende inzicht te hebben in de technische consequenties van aanschaf, 26% heeft onvoldoende kennis op het gebied van ICT en software en 22% heeft onvoldoende overzicht over de beschikbare softwarepakketten. Onvoldoende inzicht in de financiële consequenties van aanschaf wordt minder vaak genoemd, namelijk door 17%. Ook geeft een kleine 10% een andere reden aan waarom men meent over onvoldoende kennis en inzicht te beschikken omtrent de aanschaf van een softwarepakket, namelijk (n=13):
- te veel door schade en schande wijs geworden
- kan effectiever aangepakt worden
- beperkt overzicht op allerlei terreinen
- de globale beleidsvoornemens in 2006 moeten worden uitgewerkt
- het archiefwezen kent geen standaard
- je probeert de beste keuze te maken, maar het blijft ingewikkeld
- voorlopig zijn wij hier niet aan toe
- we hebben nog geen software aan hoeven schaffen; database en website doen we nog zelf
- weinig zicht op toekomstperspectief
- wij maken gebruik van de kennis van de gemeentelijke afdeling automatisering
- wij liften mee met de ontwikkelingen van een andere archiefinstelling
- dit doet zich op mijn schaal nauwelijks voor
Naarmate de archiefinstelling groter is neemt het percentage dat aangeeft voldoende kennis en inzicht te hebben om een softwarepakket aan te schaffen, toe (15%, 27% en 66%). Zeker het verschil tussen de groep 5 – 20 fte en 20 of meer fte is opmerkelijk; in de groep 5 – 20 fte geeft 27% aan over voldoende kennis te beschikken en in de groep van 20 fte of meer is dit 66%.
Bij de archiefinstellingen met minder dan 5 fte is het belangrijkste probleem dat men onvoldoende kennis heeft op het gebied van ICT en software (38%). Bij archiefinstellingen met 5 tot 20 fte is het belangrijkste probleem dat men onvoldoende inzicht heeft in de technische consequenties van de aanschaf (44%). "
Een vergelijkend overzicht van archiefsoftware zou verandering kunnen brengen in het gebrek aan kennis en inzicht, waar 50% van de instellingen aan zegt te lijden.
Dit overzicht mag zich dan niet beperken tot software die als archiefsoftware in de markt gezet wordt, maar dient alle software te omvatten die in de praktijk met succes wordt ingezet bij de werkprocessen van de instellingen. Dat betekent dat ook in eigen beheer ontwikkelde applicaties in het overzicht opgenomen kunnen worden. Door voor elke applicatie ook de gebruikers op te nemen, ontstaat bovendien inzicht in de populariteit van pakketten en is de raadpleger in staat om snel een aantal gebruikers te consulteren.
Een afgeleide functie van het overzicht kan het faciliteren van gebruikersgroepen zijn. Door aan het overzicht ook een forumfunctie te koppelen, kunnen gebruikers van specifieke pakketten informatie met elkaar uitwisselen.