EAD richtlijnen / best practises EAD
Start werk aan EAD richtlijnen / best practises EAD
In de archiefsector neemt de belangstelling voor het gebruik van EAD snel toe. Dit bleek ook op het druk bezochte EAD symposium dat eerder dit jaar is georganiseerd. Verschillende organisaties, die al geruime tijd met EAD werken hebben zekere 'huisregels' / aanwijzingen opgesteld, gericht op een eenduidige toepassing binnen de eigen organisatie. Het kan belangrijke voordelen voor de eindgebruiker (de klant) en voor de betrokken organisaties opleveren indien een gemeenschappelijke (Nederland/Vlaanderen) noemer geformuleerd wordt in de toepassing van EAD in de praktijk.
Belangrijke voordelen liggen onder andere op het gebied van (eenduidige) uitwisselbaarheid van gegevens, en het delen, respectievelijk het gemeenschappelijk ontwikkelen en beheren van software en andere instrumenten (zoals style sheets). Om die reden hebben het IISG, het Nationaal Archief, de Archiefschool, het Stadsarchief Amsterdam, de Centrale Archief Selectiedienst en het Algemeen Rijksarchief van België met de Taskforce Archieven besloten om als eerste stap de ontwikkelde 'huisregels' en instrumenten te inventariseren en naast elkaar te leggen. Een tweede stap is om te onderzoeken of op basis van deze kennis en ervaringen een gemeenschappelijke noemer geformuleerd kan worden. Inzet is dat deze gemeenschappelijke kennis en ervaringen uitmonden in landelijke richtlijnen en/of best practises. De werkzaamheden zijn eind november gestart.
Andere organisaties, die ook ervaring hebben met de toepassing van EAD, 'huisregels' en instrumenten hebben ontwikkeld, én die geïnteresseerd zijn om aan dit initiatief deel te nemen, zijn van harte welkom. Zij kunnen hun belangstelling tot samenwerking doorgeven via: taskforce@taskforce-archieven.nl
Binnenkort wordt de informatie over dit onderwerp op deze plek op de website uitgebreid. Kom dus regelmatig even kijken!
EAD en EAC - grensoverschrijdend en grensverleggend - het converteren van archivistische toegangen naar XML-standaarden door Marion Karsch en Jan Keuning
Relevant in dit kader is de interessante afstudeerscriptie van Marion Karsch en Jan Keuning, die in oktober 2007 is verschenen in het kader van hun studie Archivistiek B aan de Hogeschool van Amsterdam. Het is een literatuurscriptie over de mogelijkheden van het gebruik van de internationale standaarden Encoded Archival Description (EAD) en Encoded Archival Context (EAC) voor archiefinstellingen in Nederland. Zij hebben deze studie verricht in opdracht van de Stadsarchief en Atheneumbibliotheek (SAB) Deventer. Deze instelling wil archieftoegangen op het internet wil presenteren volgens de gangbare internationale standaarden. De onderzoekers hebben zich de volgende onderzoeksvraag gesteld:
"Hoe kan EAD/EAD in kleine en middelgrote archiefdiensten worden toegepast bij digitalisering van toegangen, om deze op een gestandaardiseerde wijze te kunnen presenteren?"
Relevantie van de scriptie
De scriptie is een praktisch hulpmiddel voor die instellingen die besloten hebben om EAD/EAC te gaan gebruiken, en biedt ook argumenten aan instellingen die dat overwegen. De schrijvers laten vanuit het perspectief van een middelgrote archiefinstelling (Deventer) zien welke oplossingen EAD biedt, maar ook welke problemen en uitdagingen er zijn. De auteurs gaan verder dan de codering van de toegangen en besteden ook aandacht aan de voordelen en hindernissen bij het publiceren.
Inhoud van de scriptie
Deze bestaat uit drie delen.
Hoofdstuk 1 gaat in op de vraag waarom en hoe het onderzoek is uitgevoerd.
De hoofdstukken 2 tot en met 4 bevatten theoretische beschouwingen over toegangen en de archivistische beschrijvingsstandaard EAD en EAC.
In hoofdstuk 5 tot en met 7 zijn de onderzoeksresultaten beschreven, bestaande uit een model voor kleine en middelgrote archiefdiensten voor de invoering van EAD en/of EAD, de geschiedenis van deze standaarden en hun relatie tot de algemene en abstractere standaarden ISAD(G) en ISAAR(CPF). Deze hoofdstukken bevatten de argumenten voor toepassing van EAD en EAC. Het proces van converteren van toegangen tot EAD-documenten wordt uitgebreid beschreven, evenals de presentatie van EAD-toegangen op het internet. De kosten van de verschillende bewerkingsfasen worden helder in beeld gebracht.
In hoofdstuk 8 zijn de conclusies en aanbevelingen bijeengebracht. Dit is te lezen en te gebruiken als een instrument/handreiking/checklist. De scriptie wordt afgesloten met een uitgebreide literatuurlijst, een lijst met richtlijnen en van beschikbare instrumenten (tools).