Nieuwsberichten

Voor archiefinstellingen is het beheren van digitale archiefbescheiden al lang geen toekomstmuziek meer. Nu archiefvormers in hoog tempo hun werkprocessen digitaliseren en archiefinstellingen zelf grote hoeveelheden documenten digitaliseren, en soms zelfs van plan zijn over te gaan tot substitutie waarbij de originelen vernietigd worden, wordt het hoog tijd om concrete stappen te nemen richting authentiek, duurzaam en betrouwbaar beheer van digitale archiefbescheiden. Die concrete stappen bestaan uit de bouw van een technische infrastructuur, een digitaal depot, en het vergroten van het 'digitaal bewustzijn'. Door de bouw van een digitaal depot zullen processen veranderen en nieuwe methodieken worden ontwikkeld, en is kennisverbreding en - ontwikkeling van cruciaal belang. Het ontwikkelen, bouwen en onderhouden van een digitaal depot is een niet te onderschatten onderneming, gelet op de hiervoor noodzakelijke kennis en financiële investeringen. Dit geldt in nog sterkere mate voor de preserveringsinspanningen die nodig zijn voor het behoud van digitale archiefbescheiden. Daarom is samenwerking tussen archiefinstellingen hard nodig. Het hanteren van erkende internationale normen en standaards zoals het Reference Model Open Archival Information Systeem (ISO 14721:2003) is daarbij een minimumvoorwaarde. Ook de recentelijk gepubliceerde checklist ED3 van de provinciale archiefinspecties volgt dit model.

Naast de al bestaande samenwerking tussen het Nationaal Archief en het Gemeentearchief Rotterdam, onderzoeken nu ook de Regionaal Historische Centra de mogelijkheden van een samenwerkingsverband met het Nationaal Archief. In 2009 zal bij Het Utrechts Archief een proefimplementatie van de recentelijk ontwikkelde digitaal depot software van het Nationaal Archief uitgevoerd worden. Het doel hiervan is na te gaan of het technisch en organisatorisch mogelijk is om deze software op basis van dienstverlening ter beschikking te stellen aan RHC's. Bij deze pilot zijn ook het Zeeuws Archief en het Noord-Hollands Archief betrokken. Samen vormen zij de kerngroep RHC's. Door de ervaringen van de drie RHC's in de pilot in te brengen wordt de bruikbaarheid van de bevindingen voor de overige RHC"s verhoogd. Hoewel het project beperkt is tot het Nationaal Archief en de RHC's, zijn de resultaten zeer relevant voor andere archiefdiensten in Nederland. Na afloop van de pilot worden een evaluatierapport en een implementatieplan opgeleverd. Op dat moment kunnen de RHC's en het Nationaal Archief besluiten of zij dit pad van een gedeelde digitaal depotvoorziening verder zullen volgen en kunnen andere archiefdiensten de verworven inzichten voor hun eigen besluitvorming gebruiken. De projectgroep zal het archiefveld op de hoogte houden van de opgedane ervaringen en resultaten, onder andere via de website van de Taskforce Archieven.

Contact

Jeroen van Oss, j.vanoss@hetutrechtsarchief.nl

Robin te Slaa, Robin.te.slaa@nationaalarchief.nl