1 - Wat is EAD?
Wat is EAD?
EAD staat voor Encoded Archival Description, een reeks internationale afspraken om archieftoegangen te kunnen maken, opslaan, publiceren, koppelen en uitwisselen. Daarbij wordt gebruik gemaakt van de markeertaal XML. Een XML-document is in feite niets anders dan een tekstdocument zonder enige opmaak dat gemaakt kan worden in Wordpad. Onderdelen van de tekst kun je markeren met codes. Zo geef je die tekstdelen een bepaalde betekenis, bijvoorbeeld of een reeks cijfers een jaartal vormt of een inventarisnummer. De codes en hun betekenissen worden vastgelegd in een Schema of DTD: een Document Type Definition. De afspraken over de coderingen voor archieftoegangen zijn internationaal vastgelegd in een DTD die de naam EAD kreeg.
EAD is weer gebaseerd op de General International Standard Archival Description ofwel ISAD(G) die de Internationale Archiefraad in 1994 heeft vastgesteld. ISAD(G) is een reeks afspraken over hoe je een archieftoegang structureert. EAD is de vertaling van die ISAD-structuur in een reeks regels om toe te passen in XML. Je hebt een stylesheet nodig om de gegevens uit het XML(EAD)-document te kunnen publiceren. Met behulp van een stylesheet kun je de vormgeving bepalen. Je kunt in je eigen stijl inventarissen genereren in Word, PDF, HTML of elk ander gewenst formaat. Je bent dus uiterst flexibel met de presentatie van je gegevens.
Op de site van de Archiefschool staat de Nederlandse vertaling van de tweede uitgave ISAD(G) van de Archiefschool en VVBAD (Vlaamse Vereniging van Bibliothecarissen, Archivarissen en Documentalisten
EAD is een de facto standaard die binnen de internationale archiefwereld breed wordt gedragen. De standaard is ontwikkeld in de Verenigde Staten, maar de laatste versie (EAD 2002) is in nauwe samenwerking met Europese archiefinstellingen tot stand gekomen. EAD wordt beheerd door de Society of American Archivists. Europese voorbeelden zijn Engeland, waar A2A (Access to Archives) gebaseerd is op EAD en Frankrijk, waar EAD centraal is vastgesteld als standaard voor het Franse archiefwezen. In Nederland zijn het IISG en Nationaal Archief de eerste toepassers, maar inmiddels werken bijvoorbeeld ook de Regionale Historische Centra Delft en Leiden met EAD.
Door te werken met internationale standaards, is EAD voorbereid op de digitale toekomst waarbij gegevens uit uiteenlopende instellingen over de gehele wereld met elkaar moeten kunnen communiceren. Die koppeling van gegevens, zowel technisch als inhoudelijk en organisatorisch, wordt aangeduid met de term interoperabiliteit.