Wat moet ik doen om EAD in mijn organisatie in te voeren?
Stap één: Kies een opslagsysteem
Allereerst moet u een keuze maken voor de wijze waarop de archiefinventarissen gestructureerd zullen worden opgeslagen.
Er kan een gespecialiseerd softwarepakket worden gekocht of ontwikkeld waarin de archiefinventarissen kunnen worden ingevoerd, inventarissen kunnen worden aangepast en nieuwe inventarissen kunnen worden gemaakt. Bij de keuze van het systeem is het van belang te onderzoeken of de inventarissen in correcte EAD kunnen worden uitgevoerd. De EAD is correct als het bestand valide is tegen het XML-schema én voldoet aan de nationale richtlijnen.
Stap twee: Converteer naar gestructureerde opslag
De inventarissen die nog op papier bestaan of bijvoorbeeld in Word, moeten worden geconverteerd naar het gekozen opslagsysteem.
Voor papieren inventarissen moet een digitale versie worden gemaakt. Dit kan worden gerealiseerd door de pagina's te scannen en de letters op de scans automatisch te herkennen. Dit wordt Optical Character Recognition (OCR) genoemd. De computer “gokt” dan zo slim mogelijk welke letters er op de scan staat. Afhankelijk van de kwaliteit van het drukwerk, wordt 80% tot 99% van de letters goed herkend. Na de OCR moet vervolgens de EAD-markeringen nog in het document worden geplaatst.
Het goed corrigeren van een geOCRde inventaris kost meestal meer tijd dan de gehele inventaris overtypen. Het is daarom in de meeste gevallen aan te bevelen de inventarissen te laten overtypen. Hiervoor zijn gespecialiseerde bedrijven in lage-lonen landen, in bijvoorbeeld Zuid-Oost Azië. Indien op het papier is aangegeven hoe de inventaris moet worden gemarkeerd, kan eventueel ook direct EAD worden gemaakt.
Voor inventarissen in Word kan gebruik gemaakt worden van conversiescripten die door het Nationaal Archief beschikbaar zijn gesteld (zie: “Zijn er softwaretoepassingen beschikbaar voor het werken met EAD?”)
Meer lezen
Over de overgang van papieren inventarissen of inventarissen in Word naar EAD in Nederland is informatie gepubliceerd door het IISG in het Archievenblad [Tuskan, Erhan, Archiefinventarissen IISG op internet, in: Archievenblad, november 2001, p.20-21] en online. Daarnaast is er in 2007 een scriptie verschenen die dit onderwerp bespreekt [Keuning, Jan en Marion Karsch, EAD en EAC, grensoverschrijdend en grensverleggend : het converteren van archivistische toegangen naar XML-standaarden, Stadsarchief en Athenaeumbibliotheek Deventer, 2007.